Underlag till en ny hemsida: checklista för småföretag

Kort svar: Underlaget till en ny hemsida behöver beskriva vilka jobb företaget gör, vilka kunder och områden det passar, hur kunden når er och vilka bilder som får användas. Du behöver inte leverera färdiga reklamtexter. Sakliga anteckningar och ett litet urval riktiga jobb är en bättre början än långa, allmänna formuleringar.

Den här checklistan gäller ett mindre företag som beställer en presentationshemsida. Den handlar om materialet du lämnar över. Om du i stället ska välja leverantör och jämföra offerter finns guiden tolv frågor innan du beställer hemsida.

Ladda ner underlagschecklistan som PDF. Den är en sida att skriva ut eller använda som stöd när ni samlar materialet.

1. Beskriv vilka jobb du vill ha fler av

”Vi gör det mesta inom bygg” hjälper inte den som ska prioritera innehållet. Skriv några meningar om vad ni helst arbetar med, vem kunden är och vilka uppdrag ni brukar tacka nej till.

Påhittat exempel: ”Vi är ett mindre snickeriföretag. Vi vill främst ha förfrågningar om platsbyggd förvaring och mindre ombyggnader från privatpersoner i vårt närområde. Vi tar inte jourjobb. Kunden ska helst kunna skicka en bild och en kort beskrivning.”

Exemplet räcker för att börja diskutera struktur och kontaktväg. Det är mer användbart än att lägga en kväll på att välja mellan orden ”kvalitet” och ”hög kvalitet”. Om ni får fel sorts förfrågningar i dag, ta med två anonymiserade exempel. Guiden om hur hemsidan kan styra vilka jobb som kommer in hjälper er att tänka vidare.

2. Lista tjänsterna och området ni faktiskt arbetar i

För varje viktig tjänst: skriv vad den omfattar, vem den passar och vad kunden behöver berätta för att få ett första svar. Lägg gärna till vad som inte ingår. Håll isär sådant ni utför själva och sådant som kräver en annan yrkesgrupp.

• Tjänst: Till exempel måttanpassade garderober.
• Typisk kund: Till exempel en privatperson som vill utnyttja en hall bättre.
• Underlag för första kontakten: Några mått, en bild och önskad funktion.
• Arbetsområde: De orter eller det område ni faktiskt tar uppdrag i.

Det behöver inte bli en undersida för varje punkt. Börja med vad kunden behöver förstå. Läs om vilka sidor som behövs om listan börjar bli längre än hemsidan ni tänkt beställa.

3. Välj bilder som visar riktiga jobb

Samla originalfiler om du har dem. Bilder som skickats genom flera chattar eller tagits som skärmbilder kan ha tappat detaljer. Välj hellre ett litet, relevant urval än hundra snarlika bilder utan förklaring.

Skriv tre saker till varje jobb: vad utgångsläget var, vad ni gjorde och vad bilden visar. Anteckna också om kundens namn, adress eller andra kännetecken inte ska publiceras. Kontrollera att ni får använda bilderna innan de lämnas till den som bygger sidan.

En enkel mapp kan heta jobb-01-hallforvaring och innehålla ett par bilder samt en textfil med beskrivningen. Du behöver inte hitta på ett kundomdöme om det saknas. Ett korrekt beskrivet arbete räcker längre än ett påhittat citat.

Har ni ont om bra bilder? Använd guiden för att fota egna jobb med mobilen. För snickerier finns också exempel på hur referensprojekt kan presenteras.

4. Kontrollera kontakt- och företagsuppgifterna

• Företagsnamn och organisationsnummer.
• Det telefonnummer kunderna ska använda.
• Mejladressen som ska ta emot förfrågningar.
• Vem som tar emot och följer upp kontakterna.
• Besöksadress och öppettider, om de är relevanta för kunderna.
• Logotyp i en användbar originalfil, om ni har en.

Skicka bara certifieringar, medlemskap och andra meriter som är aktuella och går att kontrollera. Ange om en uppgift gäller en person eller hela företaget. Det ska inte bli ett större påstående på hemsidan än det ni har underlag för.

5. Ta reda på var domänen, mejlen och hemsidan finns

Du behöver inte förstå alla tekniska inställningar. Däremot behöver ni veta vilken leverantör som hanterar domänen, var mejlen finns och vem som kan ge åtkomst till den befintliga sidan. Skicka leverantörernas namn först, inte lösenorden i ett gemensamt dokument.

Använd en inbjudan eller separat användare när tjänsten stödjer det. Bestäm annars ett lämpligt sätt att lämna åtkomst med den som ska göra arbetet. Skriv också vilka delar som ska bevaras: gamla mejl, viktiga webbadresser och funktioner som kunderna redan använder.

Om ni lämnar en befintlig leverantör är checklistan för att behålla domän och mejl vid byte ett bra komplement.

6. Samla allt i en mapp och ett kort dokument

Ett dokument med fakta och en mapp med bilder räcker långt. Markera det som är osäkert med ”behöver kontrolleras” i stället för att fylla luckorna med gissningar. Utse en person som samlar återkopplingen när förslaget kommer.

Du kan kopiera den här beställningsstarten:

Företag och kontaktperson:
Jobb vi vill ha fler av:
Tjänster och arbetsområde:
Länk till bilder och korta jobbeskrivningar:
Domän- och mejlleverantör:
Det som måste behållas från nuvarande sida:
Det vi behöver hjälp att ta fram:
Vem som samlar återkopplingen:

Vad gör vi om något saknas?

Ta det i rätt ordning. Saknas en logotyp kan en tydlig textlogotyp vara en fråga att diskutera. Saknas användbara bilder behöver ni en plan för att ta fram dem. Saknas uppgifter om tjänsterna behöver de redas ut innan någon skriver tvärsäkra webbtexter.

För Kihlberg Medias paket står vad du bidrar med och vad som ingår på prissidan. Förberedelselistan utökar inte paketets omfattning. Den hjälper oss att skilja på sådant som är klart och sådant som behöver lösas först.

Se hur underlaget påverkar tiden till en färdig hemsida.

Läs om företagsmejl på egen domän innan ni planerar ett byte.

Skicka en kort beskrivning av företaget och vad du redan har. Målet är att kunna börja med rätt innehåll, inte att du ska behöva göra hela hemsidan innan du får hjälp.