Företagsmejl med egen domän: vad behöver du?

Kort svar: För att få en företagsmejl som använder din egen domän behöver du en domän, en tjänst som hanterar mejlen och någonstans att läsa och skicka dem. Du behöver inte köpa Google Workspace bara för att få en adress som info@dittforetag.se. En mejltjänst hos webbhotellet kan räcka, medan andra företag behöver Workspace eller Microsoft 365.

Här skiljer vi på själva adressen, mejltjänsten och appen. Det gör det lättare att välja och minskar risken för att en ny hemsida råkar störa mejlen.

Domänen, mejltjänsten och mejlappen är olika saker

Tänk dig en elektriker som använder anna@dittforetag.se på telefonen och datorn. Adressen kan vara densamma även om företaget byter hemsida eller om Anna börjar läsa mejlen i en annan app.

• Domänen är namnet efter @. Företaget bör ha kontroll över registreringen och veta vem som förnyar den.
• Mejltjänsten tar emot och lagrar breven. Den kan finnas hos webbhotellet, Google Workspace, Microsoft 365 eller en annan leverantör.
• Mejlappen visar breven. Apple Mail och Outlook är exempel på appar. Webbmail betyder att du läser mejlen i webbläsaren.

Att använda Outlook-appen betyder alltså inte i sig att brevlådan finns hos Microsoft. På samma sätt är en mejladress på din egen domän inte automatiskt ett Gmail-konto. Gmail-appen och tjänsten Gmail i Google Workspace är heller inte samma sak.

Vilken lösning behöver ett litet företag?

Mejl hos webbhotellet

Det kan vara ett enkelt upplägg när du behöver en eller några brevlådor och redan har webbhotell. Kontrollera lagringsutrymme, stöd för dina appar, hjälp vid problem och hur en framtida flytt går till. Att mejlen ligger nära hemsidan betyder inte att hemsida och mejl måste bytas samtidigt.

Google Workspace eller Microsoft 365

De kan vara relevanta om ni vill kombinera mejl med gemensamma kalendrar, dokument och administration av flera användare. Välj efter hur ni faktiskt samarbetar. Köp inte ett större abonnemang enbart för att någon säger att det krävs för en adress på egen domän.

När en domän börjar använda Google Workspace måste leveransen av mejl konfigureras för Google. Google beskriver detta i sin guide till MX-inställningar. Följ leverantörens aktuella anvisningar vid en flytt; kopiera inte gamla servervärden från ett blogginlägg.

En egen brevlåda eller bara en vidarebefordran?

En vidarebefordran skickar inkommande brev vidare. Den ger dig inte automatiskt en brevlåda eller rätt inställningar för att svara från företagsadressen. Kontrollera både mottagning och avsändare. Annars kan kunden skriva till info@dittforetag.se men få svaret från en privat adress.

Så kopplar du webbhotellets mejl till mobil och dator

Om webbhotellet använder cPanel finns kontots anslutningsuppgifter under Email Accounts → Connect Devices, ofta översatt till E-postkonton och Anslut enheter. Där visas inställningar för just din brevlåda. cPanel beskriver vägen i sin guide för att konfigurera en mejlapp.

1. Öppna anslutningsuppgifterna för rätt mejlkonto i webbhotellets kontrollpanel.
2. Lägg till kontot i mejlappen. Välj IMAP om målet är att läsa samma serverbaserade brevlåda på flera enheter.
3. Fyll i kontots användarnamn och inställningar för inkommande och utgående mejl. Använd de säkra anslutningsvärden som leverantören visar.
4. Kontrollera att du kan både ta emot och skicka. Att inkorgen fungerar bevisar inte att utgående mejl är rätt inställd.

Här anger vi avsiktligt inget generellt servernamn. Det som är rätt för en leverantör kan vara fel för en annan. IMAP synkroniserar brevlådan men ersätter inte en separat säkerhetskopia.

Fyra kontroller innan du lämnar ut adressen

1. Ta emot: Skicka från en annan mejltjänst till företagsadressen. Kontrollera även skräppostmappen.
2. Svara: Svara på brevet och titta på vilken avsändaradress mottagaren faktiskt ser.
3. Byt enhet: Öppna datorn och telefonen. Kontrollera att samma brev och skickade svar går att hitta.
4. Prova hemsidan: Skicka en testförfrågan från kontaktformuläret och svara på den. Den vägen behöver fungera separat från vanlig mejl.

Om webbmail fungerar men appen inte gör det har du en användbar ledtråd för felsökningen. Spara felmeddelandet och be leverantören kontrollera kontoinställningar och anslutning. Ändra inte domänens leveransinställningar på chans. För formuläret finns en separat guide: kommer förfrågningarna verkligen fram?

Behöver mejlen flyttas när hemsidan byts?

Inte alltid. Hemsidan och mejlen kan använda olika tjänster på samma domän. Ta först reda på var mejlen finns, vilka konton som används och om gamla brev också behöver följa med. Börja inte med att avsluta den gamla tjänsten.

Be om en plan som skiljer på flytten av hemsidan och flytten av brevlådorna. Kontrollera leveransen efter ändringen och behåll den gamla lösningen tills det är verifierat att rätt saker följt med. Den mer detaljerade ordningen finns i guiden byta webbyrå och behålla domän och mejl.

Vad ingår hos Kihlberg Media?

E-post på din egen domän ingår enligt det nuvarande hemsidepaketet. Den levereras via webbhotellets mejltjänst och kan användas i webbmail eller en mejlapp. Google Workspace och Microsoft 365 är separata abonnemang om du väljer dem. Det är inte en utlovad Gmail- eller Microsoft-brevlåda i grundpaketet.

Vi börjar med vad du använder i dag och vad som behöver fungera efteråt. Berätta hur många som använder mejlen och om gamla brev ska finnas kvar, så kan hemsidan planeras utan att din kundkontakt hamnar mellan två tjänster.